Vi måler os til fremtidens arbejdsplads.

Vi måler os til fremtidens arbejdsplads.

Der var engang, hvor vi vidste alt om kontoret og dets faciliteter. Der skulle være et fast bord per medarbejder, og alle skulle kunne møde ind samtidig. Video- og telefonmøder var en mulighed, men mest et nødvendigt onde. Vi var fysisk til stede på arbejdspladsen så meget som muligt.

Så kom pandemien! Vi lærte at arbejde på nye måder, og her nogle år efter den første nedlukning er intet længere som ’engang’. For med nye arbejdsmåder fulgte opdagelsen af fordelene ved, at ikke alle pendler samtidig, at børnene kan hentes tidligere, og at fokuseret arbejde i nogle tilfælde foregår bedst hjemme.   

Den hybride arbejdsplads

Skal man tro fremtidsforskerne, er vi kun ved begyndelsen. Ved Dansk Facilities Managements årskonference i juni 2023, spåede Claus Sneppen fra Copenhagen Institute for Future Studies, at vi om bare ti år kun vil opholde os på arbejdspladsen i 30% af arbejdstiden. Sagt med andre ord: Hvis en arbejdsuge er 37 timer, så vil vi til den tid kun være på kontoret halvanden dag om ugen. Det giver muligheder, men det stiller også krav til facility managers og driftsledere, der skal styre bygningerne og sørge for, at kontorerne er indrettet optimalt til et hybrid work space, som man også kalder det. 

Små sensorer gør stor forskel 

Krav til måling af kontorets anvendelse kalder på ny teknologi, og her kommer Internet of Things (IoT) ind i billedet. IoT kan for eksempel være små sensorer, der kan placeres på væggen, i loftet, under de enkelte pladser i kontoret samt i mødelokalet. Sensorerne måler på, hvornår tingene er i brug, og hvornår de er ledige. Data afleveres til en backend, som giver svar på udnyttelsesgrad og potentiale for at omrokere eller nedskalere sine kvadratmeter. 

”Fordelen ved moderne IoT er, at sensorerne i dag er trådløse og kan sættes hurtigt op. Internet of Things kan lyde lidt kompliceret, men det er bare sensorer – eller dimser om du vil – der måler og afleverer data til dig. Det kan være data om alt fra, hvor mange parkeringspladser har vi brug for, og hvornår toilettet skal gøres rent, til data om indeklimaet, og hvor mange borde og lokaler vi skal bruge?”, siger Jon Wichmann, partner i IoT Fabrikken, der udvikler IoT-teknologi til blandt andet space management, som måling af areal og pladser også kaldes. 

Space management

Netop space management har fået vind i sejlene i kølvandet på corona. Når vi ikke længere er så meget på arbejdspladsen, giver det mening at se på, hvordan arealet kan indrettes, så vi sparer på ressourcerne. 

”Kvadratmeter og driften af disse er noget af det dyreste i driftsbudgettet. Vi ser ofte, at virksomheder og kommuner har mange hundrede ledige pladser hver dag, og masser af kvadratmeter, der står tomme. Det er plads, som de kan spare væk eller udnytte anderledes,” siger salgschef i IoT Fabrikken Dorthe Deleuran og fortsætter: 

”Måling af areal handler også meget om bæredygtighed. Jo mindre areal vi skal varme op og gøre rent, jo mindre CO2 udleder vi, og jo mere skåner vi dermed miljøet. Der kan også sættes ind over for madspild, når vi ved, hvor mange, der reelt skal have mad i kantinen hver dag.”

Medarbejdernes trivsel er afgørende

Som med alle forandringer på arbejdspladsen påvirker sensorer og driftsdata medarbejderne og deres hverdag. Når det gælder space management handler det typisk om, at enkelte medarbejdere kan føle sig overvåget, når bordene pludselig er udstyret med en sensor. Og det er noget af det, som Dorthe Deleuran har fokus på, når hun rådgiver virksomheder og kommuner, der gerne vil arbejde med deres areal:

”Vi arbejder med at klæde driftsfolket på, så de får kommunikeret, at der netop ikke er tale om overvågning af, hvor meget ”din og min plads” bliver brugt, men om en fælles indsats til gavn for alle dele af virksomheden,” siger hun og understreger: 

”De steder, hvor man gerne vil måle på areal, handler det i den grad også om at kunne indrette arbejdspladsen bedst muligt, fordele arealet mellem afdelinger og medarbejdere, så alle har den plads, de har behov for. Medarbejdernes trivsel er afgørende for organisationens performance, og trivsel kræver et ordentligt miljø, hvor der er de faciliteter, medarbejderne skal bruge, når de er på kontoret, om det gælder møderum, skriveborde, stillezoner eller tekøkkener”.