Project Description

CASE

SOS INTERNATIONAL

I foråret 2018 stod SOS International overfor en totalindretning af et nyt domicil i Aarhus. Men i stedet for blot at opdatere uddaterede møbler med nye, ønskede man en langsigtet og mere bæredygtig løsning. TCO var omdrejningspunktet – og Daarbak Design var med hele vejen. 

En bæredygtig indretningsløsning med omtanke for miljøet

Opgaven omfattede 350 ansatte, 245 arbejdspladser, 21 mødelokaler, samtalerum, undervisningslokaler, reception samt en række sociale zoner og en tagterrasse øverst oppe, og den endelige løsning blev fundet i tæt samarbejde mellem SOS International og Scan Office.

Hos SOS International var det Project Manager, Stine Ladegaard Jensen, der var primus motor for indretningen af de nye lokaler. Hun siger:

“Efter at have afdækket vores reelle behov gik vi i udbud med henblik på en nordisk rammeaftale, hvor i alt fire leverandører – her i blandt Scan Office – bød ind med tilbud ud fra de opstillede parametre og evalueringskriterier, herunder funktionalitet, design, prisramme og så naturligvis TCO. Alle lå meget tæt på de fleste parametre, men vi valgte Scan Office. Dels fordi Scan Office var så meget længere end de øvrige leverandører, når det gjaldt TCO-delen, som vi vægtede meget højt. Derudover havde vi en grundlæggende god mavefornemmelse af, at her var en leverandør, som vi kunne regne med og samarbejde med om udviklingen af konceptet for fremtidens arbejdsplads i SOS International.”

Businesscase dannede grundlag for besparelse

Hos SOS International lægger man da heller ikke skjul på, at netop sparring på TCO-delen har været stærk i samarbejdet med Scan Office, og at man har følt sig godt klædt på til at foretage de rette valg hele vejen igennem processen. Også selv om det betød, at man endte med væsentligt færre af de oprindelige møbler end først påtænkt.

Med udarbejdelse af en businesscase viste det sig blandt andet, at SOS International ville kunne spare 100.000 kroner på standby-strøm ved at investere i nye hæve-/sænkeborde, frem for at erstatte bordpladen på de gamle:

”Vi fandt ud af, at ca. 25 % af vores eksisterende borde ganske enkelt ikke ville holde rammeaftalens længde ud og derfor skulle erstattes indenfor kort tid, ligesom ca. 60 % af bordene var udenfor garanti og derfor ikke kunne forventes, at holde meget mere end ca. 5 år. Valgte vi at udskifte bordpladerne betød det afmontering af kabelbakker, CPU-holdere og den gamle bordplade og efterfølgende påmontering af den nye bordplade samt kabelbakke og CPU-holdere. Godt nok ville vi have genbrugt både stellet, kabelbakker og CPU-holdere, men den samlede omkostning til arbejdstimer, levetiden på slutresultatet samt et enormt strømforbrug på de gamle borde, gjorde samlet set, at det der umiddelbart virkede som en bæredygtig og økonomisk fornuftig løsning, viste sig at være alt andet.”

Hvad betyder TCO?

TCO betyder “Total Cost of Ownership” – eller de totale omkostninger for et produkt for kunden. Det er altså en beregning af produktets pris som omfatter omkostninger som, købsomkostninger, driftsudgifter, leveringsudgifter, procesomkostninger, reparationer og vedligeholdelse i hele produktets levetid.

Et større perspektiv

Således endte SOS International med en løsning med en højere anskaffelsespris end først antaget, netop fordi man valgte at se det hele i et større perspektiv frem for udelukkende at fokusere på her-og-nu prisen. Det gælder om at genbruge – men ikke for enhver pris. Det erfarede SOS International i løbet af samarbejdet med Scan Office, hvor fokus blev rykket fra den rene anskaffelsespris til en samlet pris på sigt. Altså over år. Og det er netop tankegangen bag TCO – og for indretningen af SOS Internationals nye domicil i Aarhus.

Optimal udnyttelse af arbejdspladserne

Hos SOS International er der en blanding af faste pladser og free seating, hvor medarbejderne deles om arbejdspladserne. Fx bliver det samme bord i alarmcentralen brugt døgnet rundt af forskellige medarbejdere på skift. Hver medarbejder har her sin egen loggerboks, der blot skal klikkes på det ledige bords ben – så er de i gang. Det giver dels en fleksibel og levende arbejdsplads, men er også en unik mulighed for at optimere antallet af kvadratmeter. Her er ingen overflødige ledige pladser – og dermed heller ingen overflødige kvadratmeter. Det er intelligent indretning, der kan mærkes på bundlinjen.

Intelligent indretning med fokus på kvadratmeteroptimering

For en organisation som SOS International er der særlige perioder med spidsbelastning. Typisk i uge 7 og 8, hvor der er vinterferie, samt i sommerferien. Her er der statistisk set flest mennesker, der kommer til skade, går i stå med bilen eller strander på fjerne destinationer.

Disse perioder kræver derfor ekstra mandskab, hvorfor lokalerne er indrettet intelligent med fokus på kvadratmeteroptimering. I disse spidsbelastningsperioder kan flere lokaler nemlig bruges til flere forskellige formål. Både undervisningslokalet og de to store mødelokaler i bygningen er indrettet således, at lokalerne kan omdannes til og fungere som optimale arbejdspladser.

På den måde kan SOS International altså optimerer og udnytte brugen af de kvadratmeter, de har til rådighed, fremfor at skulle ud at leje lokaler for at få plads til den ekstra mandskab i bestemte perioder. Dette er et udtryk for en både kreativ og intelligent indretning – men også en bæredygtig og cirkulær tankegang – helt i tråd med den øvrige indretning af SOS Internationals nye lokaler.

“Det gælder om at genbruge – men ikke for enhver pris. Det erfarede SOS International i løbet af samarbejdet med Scan Office, hvor fokus blev rykket fra en her-og-nu pris til en samlet pris på sigt.”